Adapun susunan kepanitiaan itu pada umumnya terdiri dari beberapa kelompok, yaitu sebagai berikut: penasihat, penanggungjawab, ketua pelaksana, sekretaris, bendahara, seksi-seksi.
Untuk lebih jelas untuk fungsi dari masing-masing komponen tersebut, silahkan Anda simak penjelasan berikut.
1) Penasihat
Biasanya ditunjuk orang yang dianggap paling mampu dalam menyelesaikan permasalahan, dan diharapkan mampu memberikan tuntunan, arahan dan motivasi kepada semua panitia dalam melaksanakan tugas.
• Biasanya tugas yang diberikan pada seorang penasihat adalah:
• Menerima laporan tentangh rencana yang akan dilaksanakan
• Mengevaluasi kerja yang dilakukan
• Memecahkan permasalahan yang ada dalam organisasi
• Ikut bertanggung jawab dalam jalannya pergelaran
2) Penanggung jawab
Orang yang menjadi penanggung jawab harus seorang pucuk pimpinan, minimal yang menjadi wakil, hal ini harus dapat memantau semua pekerjaanv yang dilakukan secara rutin. Penanggung jawab boleh juga mewakili penasihat, jika penasihat ada suatu masalah yang mendadak.
3) Ketua
Ketua adalah orang yang diharapkan dapat mengatur jalannya organisasi, mampu memecahkan berbagai permasalahan yang terdapat pada saat-saat pergelaran berlangsung, memiliki sifat kepemimpinan yang tegas, jujur, sabar dan bijaksana. Seorang ketua harus mampu berkomunikasi dan bekerja sama dengan berbagai pihak serta memiliki rasa tanggung jawab terhadap tugas dan kewajiban yang telah menjadi garapannya. Adapun tugas seorang ketua adalah:
• Membuat proposal
• Sebagai nara sumber dan fasilitator
• Memimpin rapat pada saat-saat tertentu
• Membuat laporan pertanggung jawaban
4) Sekretaris
Sekretaris adalah orang yang bertugas sebagai pencatat data, selain sebagai pencatat data juga sebagai pendamping ketua dalam rapat. Selain itu juga sekretaris sebagai pembuat surat-surat pemberitahuan kepada pihakpihak yang bersangkutan pada kegiatan pergelaran. Sekretaris juga harus dapat membuat pengarsipan surat-surat penting dan menyusunnya sesuai dengan tanggal waktu pengeluaran surat secara tersusun dan teratur. Selain itu harus mengetahui isi surat yang dikirimkan kepada orang lain, mengetahui nomor surat, perihal, lampiran, kepada siapa surat dikirim, tempat, tanggal, waktu dan tema.
5) Bendahara
Bendahara adalah orang yang bertanggung jawab secara penuh terhadap penggunaan, penyimpanan dan penerimaan uang yang masuk sebagai biayapergelaran. Seorang bendahara harus jujur, cermat sabar dan tidak boros.
6) Seksi-seksi
Seksi-seksi adalah bagian dari kepanitiaan yang bertugas mengurus sesuatu yang spesifik. Adapun seksi-seksi yang bertugas untuk membantu pergelaran musik agar dapat berjalan sesuai dengan yang direncanakan adalah sebagai berikut.
(1) Seksi Usaha . seksi ini berkewajiban membantu dalam pencarian dana atau sumbangan dari berbagai pihak untuk menunjang pada keberhasilan pergelaran itu sendiri.
(2) Seksi Dokumentasi, Seksi ini tugasnya adalah mengambil gambar untuk dokumen. Seksi ini selalu diidentikkan pada pengambilan foto, selain itu tugas yang harus dikerjakan oleh seksi ini juga:
• Mengetahui susunan acara
• Mengetahui medan dari pergelaran tersebut, sehingga kalau mengambil
• Gambar betul-betul yang dianggap paling tepat dan indah.
• Menyimpan hasil gambar yang akan dijadikan dokumen.
(3) Seksi Perlengkapan, seksi ini diperlukan banyak orang, mengingat tugas yang akan diberikannya cukup berat, Adapun tugas dari seksi ini adalah:
• Mempersiapkan tempat untuk pelaksanaan pergelaran tersebut
• Menyusun serta menata tempat pergelaran, sehingga terlihat indah dan efisien. Penggunaannya yang tentunya akaan disesuaikan dengan warna pertujukan pergelaran itu sendiri.
• Menginventarisasikan barang-barang yang akan dipergunakan dalam pergelaran tersebut. Hal ini untuk memudahkan proses penggunaan, pengambilan, atau penerimaan kembali barang yang diambil.
(4) Seksi Konsumsi, Seksi ini bertugas mengurusi konsumsi pada waktu pembukaan bagi panitia, tamu undangan, dll.
Post a Comment